文/菲大的人资私房话

 

加班这档事一直是公司管理的一大重点，加班所增加的成本是管理阶层所关注的。我工作二十几年，从没申领过加班费，算算大概少赚了一辆国产汽车吧。

 

的时代已成过往云烟，劳动法令的规定和要求越来越严格，劳工意识也已抬头，而企业和员工对于加班的认知常有不同的解读，故未给足加班费一直是常见的劳资争议原因。

从劳动法令规定和员工的认知，只要是在8小时正常工作时间以外的工作就是加班，这个标準其实很简单明了，是加班就按规定给加班费，但为何还是有公司未给足加班费的情况呢？

 

除了一些为了降低成本，刻意明显未给足加班费的违法外，很多是公司管理阶层和员工对加班的认定不同，两方在一些模糊空间有所争论，公司常被批评员工的加班时间，但也有些员工在公司的加班费，这些情况在企业里层出不穷。

即便公司有加班申请的规定，但在实际执行上仍有诸多问题，管理阶层对加班的必要性也多有质疑，特别是一些间接人员的加班。

 

常有一些中小企业主问我如何控管加班，他们会问这个问题通常是觉得有些加班是不需要的，是工作效率的问题。现在就让我们谈谈加班和工作效率。

加班必须劳资双方都同意的！

双方都同意加班且有给足加班费，自然没问题，但有的公司不希望员工加班，而员工却常加班，有的公司希望员工加班，就算按规定给足加班费，员工也不一定愿意加班。

 

怎样才算是劳资双方都同意加班呢？白纸黑字当然是最合适的，有加班申请的作业规定，员工有申请加班的权利，主管有审视及核准加班的管理责任。有些公司直接以打卡时间计算加班，这样做就不要去质疑加班的必要性；有些公司会在新人到职时要求先签订自愿加班的书面文件，以为这样做员工就必须配合公司加班，这就有强迫员工加班的嫌疑了。

加班时间的认定

不是有加班申请规定就表示没问题，相关法令虽有清楚的规定，但在实务上仍常有一些争议，例如：

 

一、规定每工作四小时要有至少半小时的休息时间。在製造业，晚上加班时，机器不可能关机而让操作员休息半小时，纵使有安排人员轮休，员工也希望直接继续做完能早点下班。

 

二、超过加班申请的时数要不要计算加班费？还是以下班打卡的时间计算？

 

三、下班时间后逗留在公司（共乘汽车、等雨停、比较不塞车等），没有实际工作或是做些非必要的工作，要以下班打卡时间计算加班费吗？

 

四、前置準备工作和善后收拾工作，算不算工作时间？

 

不论哪种状况，加班还是看，不管有没有按公司规定提出加班申请，如有争议时，最后的认定依据是。

 

在中，有一项重要的观念：雇主有管理员工出勤的权利和备置出勤纪录的义务，对于工作时间有较强的证明能力，所以在工作时间认定有争议时，雇主必须提出相关的管理资料做为证据。这表示：雇主必须做好员工上下班打卡的管理！员工是否有加班工作的事实，举证责任在雇主，员工打卡不按照公司规定，雇主有权利和责任去纠正管理。

不能增加营收的加班是没有效率的

我们常说加班是没有效率的！加班的原因百百种，很多公司也都曾进行加班控管的管理措施，我在上课时提出一个简单的论点：如果加班的产出能让公司增加营收，这样的加班就是有价值的，即使多支付加班费也值得；反之，如果加班不能让公司增加营收，这样的加班是增加成本，就很容易被检讨工作效率问题了。

 

一般而言，生产部门加班通常是被同意认可，因为可产出更多的产品，但因不良品的重工加班则是会被检讨改进的；业务及研发部门加班可以增加客户订单，但行政部门的加班就常被质疑工作效率！

 

也许一些行政部门的伙伴对我这样的说法不表认同，认为行政人员之所以会加班的原因，常常是其他部门造成的，或是工作太多而人员少所致。

 

我本身在国内外企业从事人资管理工作，是间接的行政部门，所属人员只要有加班，我都会去检视其必要性，看看是否有改善的做法来减少加班，这些改善的做法通常是涉及跨部门沟通和个人作业习惯。

 

实务上有很多加班被归咎是人手不够所致，员工经常大声疾呼要增加人手，但在增补人员之前，应该先找出不正常的加班原因并加以改善。

举例来说，很多公司人资人员都要加班计算薪资，加班算薪资是正常的吗？现分享个人亲身处理过的二个实例：

 

一、在某公司担任ERP专案经理时，总经理给了一个任务目标：员工薪资发放日期从每月十号提前到五号。财务部门要求人资人员要在每月三日中午前提供薪资资料，以利后续的财务发薪作业。

 

这下惨了，全公司二百多位员工，唯一的人资人员目前已要加班算薪资了，更遑论只有二天半薪资计算作业时间！这是我第一次接触到人资工作，身为PM的我只好先了解那位人资人员的每天工作，发现她桌上累积一大叠加班单、请假单、劳健保等相关单据，等到发薪日的前几天才开始加班赶工，平常则作其他的工作。

 

由于公司要导入ERP系统，我即要求该人资人员务必每天完成当天的加班单、请假单等，初期因为其他部门员工仍习惯事后才补单，无法如期在每月三日中午完成薪资作业，但在不断要求和宣导之下，在系统上线第五个月终于能做到每月三日上午提供薪资资料给财务部了！这位人资人员也不必再加班算薪水了！

 

二、在越南某七千名员工的大型传产公司任职，到职第一个月月底时，人资部门挤满了一大堆人，像是菜市场一样，到了下班时间还有人没处理完，要加班处理！经询问后得知：这些人都是各部门的组长级干部，月底都来进行所属员工的加班和请假的补单和修正，以免影响员工薪资。

 

人资部门负责出勤管理有四位职员，为了服务员工，把薪资作业做好，每月底到发薪日的几天都要加班，人资副理和课长都觉得这样很正常，过去都是这么做啊！我询问其他部门主管，他们对于这样的情况也感到无奈，这些组长级干部一整天不能做应该做的事，要待在人资部门处理员工薪资。新上任的我，做了以下的调整：

 

1. 加班和请假的补单和修正，由原本每月一次调整为每周一次。

2. 以每一小时为单位，排定各单位来调整的时间表。

3. 要求四位负责出勤的人资人员必须每天控管及催促出勤异常的单据补正。

 

渐渐地，七千人的出勤管理和薪资计算步入轨道，四位负责出勤的人资人员还可以挪出时间协助招募作业呢！

 

公司每一个职务都有其价值所在，能直接或间接为公司增加营收或降低成本，但加班是非正常的额外工作，按理说加班越少越好，加班越多表示管理出现问题或是人员不足，大家也都知道加班的坏处多多，但怎样的加班是有价值的？

 

除了上面所提到，还必须是劳资双方都同意的才能皆大欢喜！（我想你还喜欢：空降部队总惹人厌？当菜鸟主管遇到老鸟下属该怎么办）

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作者介绍

 

人称菲大，菲利普（宋克家），一个有跨领域背景以及跨国人资管理经验的HR，现为上承人资管理顾问有限公司总经理（资深顾问）以及FemasHR锋形云端人资系统的特约顾问。

 

致力于分享二十年来的人力资源管理实务经验，不钻研上网找就有的劳动法令条文，不谈书本上複杂的管理理论，就谈实务案例，希望能给从事人资管理相关工作的朋友伙伴们一些实务执行上的参考。

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