工作到一半，被主管叫去会议室，一群人开始散漫地发想，主管提出一个情绪性问题，整层楼的人在会议室里集体收拾⋯⋯，工作中最怕遇到，那些会议常常只是观看某个人做一场秀，或是没有时间底限地解决不断增生的问题。

开一场有效率的会议，三个要点，让团队运作事半功倍。

（一）列出会议目的与议程时间

 

每一场会议，都应该有，列点说明此场会议要讨论的事项、要解决的问题，将所有事项目标化，以及每个讨论预计进行的时间。如此不但可以让与会者思考过问题、做好準备前来，也可以让大家预估时间、安排好手边事物与优先顺序。

 

会议资讯简单格式：

 

●    会议总时：

●    会议地点：

●    与会人：

●    会议记录：

●    议程：

○    针对 A 产品公关危机提出解决方案（30 mins）

○    个人发表解决方案之执行细节（20 mins）

○    拟订出检讨事项与学习（20 mins）

○    确定行动事项（5 mins）

 

如果是在这样严谨的规格下进行，团队能尽力遵守规则，保持专注，就可以省去不必要的相看无言时间。

（二）保持讨论、提出意见

 

会议中最怕空气突然安静，或是只有一个人不断落落长地发表感言与看法。保持会议中的对话，才有可能解决开会需要解决的问题。若是发现这场会根本没有需要讨论的事项，那这些不需要会议的事物，可直接用档案分享、PDF档宣布、或是宣布在公司的重要沟通频道。

 

引导会议的对话进行，主会人可以适时地提醒发言，让沈默的同事保持思考、说出自己的想法。甚至可以发想一些快速思考的机制，例如便利贴脑力激荡，让每个人都可以发表观点，从发散再到收敛整合，聚焦于解决问题。

（三）往去思考

 

一场有效会议必要带的是：CTA（Call-to-Action），这个手法常常被用在行销策略，说明如何转换消费者导购、成就有效点击。每一次会议，都该是一次有效的点击，直达痛点、解决问题，明确定义出会议结束后每个人应该做的事，以及执行时间、流程。

 

如果没有达成行动方案，只是一场浪费时间的会议。就算你不是主导者，也可以在会议的各个阶段提问：

 

主动帮会议做出结论、以人事时地物引导每个人各司其职，压上时间死线会让执行更有效率。这样的总结也不会让会议成为。在共识下寻求行动，会让你对团队同步率与达成率都更大大提升，也让自己的工作时间更流畅，减去你对工作的焦虑与厌倦感。

 

开一场好会，往往从正确的目标与问题开始，问对问题，再按图索骥、有逻辑地去解答，整合出更有效率的团队作业。

声明：文中观点不代表本站立场。