文/品硕创新管理顾问公司执行长 彭建文

遇到经常性加班，你可能会觉得但假如老闆就是给这么多任务、工作就是无法减量，或许我们能试着用以下方法，从着手，缩短工作时间。

系统性的问题分析与解决的方法

简称PJ法（Problem & Judgement），或称8P，8P的8大步骤：

P1：选定主题&建立团队

P2：描述问题&盘点现况

P3：列出、选定&执行暂时防堵措施

P4：列出、选定&验证真因

P5：列出、选定&验证永久对策

P6：执行永久对策&确认效果

P7：预防再发&建立标準化

P8：反思未来&恭贺团队

按照8P的8大步骤来解决问题一定可以成功，以为例：

步骤1：选定主题&建立团队

目前我有很多问题，但是我觉得晚下班这个问题，已经影响到我的身心健康，因此我想选这个主题来解决。我是希望除了我之外，在过程中还可以找我的主管或同事提供我一些想法。

步骤2：描述问题&盘点现况

接着描述什么叫做晚下班：这一阵子平常都晚上22:00才离开公司，因此我希望目标可以晚上19:00。那什么时候开始晚下班？经过我的观察，从疫情爆发开始一直到现在，已经维持一年左右。

平均每个月工作22天，大概约20天都是晚上10点才下班,，加班天比例高达90%。我通常约9点进公司，早上会处理信件，接着开生产会议，然后午休。下午平均大概会开2个会议，也会花大概3小时做日常作业，常常要与主管讨论一些事情。晚餐也是在公司吃，用餐完大约7点，晚上7~10点是在处理今天没有完成的事项或老闆今天临时交办的任务。

接下来，需要问题分析：每月晚下班的天数是我们的分析的母体，分析的结论，可能每天平均开会3场会、每次会议约2小时，总开会时数要6小时，佔每天上班时数的46%；另外，每天处理信件2个小时、处理日常工作要3小时、处理专案约2小时。

分析到这里，大家有没有感觉这个步骤非常重要！精确地陈述问题与分析问题，问题就已经解决一半。

步骤3：列出、选定&执行暂时防堵措施

所谓的暂时防堵措施， 是指治标对策，而这些治标对策，是根据问题所採取的对策，目前可以採取两个暂时的措施：

1. 一样七点下班，然后回到家中再继续工作

2. 老闆临时交办的事项，跟主管讨论能否由其他的同仁处理

步骤4：列出、选定&验证真因

这个步骤是要分析造成问题的原因，首先列出你想的到的全部原因，然后再慢慢滤掉几个最不可能的原因，最后归纳出3个原因：

1. 每天列席的会议太多：每天有一半的会议是老闆叫我参加，其实只是列席。那为什么老闆会叫你列席？因为老闆很忙，所以要我与会并把开会的讯息带回来。

2. 不管信件跟自己有无关係都要点开看：为什么处理信件要花那么长时间？因为信件非常多，要一封一封点进去看，然后如果跟自己没有相关的就不会处理，跟自己有关的才会处理。

3. 回英文信时间较长：因为信件全部都写英文，所以在回信的过程中，要花一点时间，深怕英文文法不够好。

步骤5：列出、选定&验证永久对策

这个步骤是根据问题的原因来思考有效对策，根据列席的会议太多，我们思考出2个对策：

1. 需要列席的会议能否分摊给其他同事？与主管讨论后，由同事代表出席。

2. 如果列席的会议只是让我们同步会议结果，也许不用参加，而是请会议主持人将会议记录寄给我们即可。经过分析与讨论，有一场2小时会议可以不用参加。

根据处理信件要花那么长时间，我们思考出2个对策：

1. 透过信箱的分类功能设定，筛出与自己高度相关的信件去优先处理。

2. 有些英文信件的问候语或专有名词可以设定成模组，未来只要遇到类似信件，就直接从资料库中複製贴上。

根据英文能力，我们思考出1个对策：

1. 请英文家教，精进英文能力。

步骤6：执行永久对策&确认效果

确实执行上述对策并观察一段时间，看是否确实达到设定目标。例如：从之前每天22:00点下班，现在几乎都18:30下班，比原本设定的7点更早，成效令人满意。摆脱常态性加班，人生也开始从黑白变成彩色！

步骤7：预防再发&建立标準化

为了预防晚下班的问题再发生，必须将这次所採取的对策做成标準化流程。我们共执行了2个标準化文件，更重要的是，可以把这些的标準化文件给其他同事参考，帮助他们提早下班，也是件开心的事。

1. 建立处理信件的标準化

2. 建立未来需要开会列席的标準化流程

步骤8：反思未来&恭贺团队

这次的改善让我了解：很多问题其实是可以找出有效率的解决方式，只要了解问题的本质，例如有些会议列席只为了带回讯息，其实可以与主管讨论是否有替代方案、以及与会的必要性。最后不忘感谢过程中，参与协助的主管与同事，帮自己找到工作的盲点。

小结

以上是用来演绎PJ法8个步骤。逻辑思维是：遇到问题，先做问题确认与定义。完整分析问题极为重要，因为方向错，就是全盘皆错。接下来是蒐集数据、分析资料、找出真因、验证对策，让改善流程更有系统性，同时还要有明确数据佐证，不能只倚靠经验判断。

这套方法在工作上或生活上的问题，我想都非常适用，希望透过实例分享能让你们了解运用方式、有效解决问题。（我想你还喜欢：老闆：是真的吗？4点搞懂加班规定和加班费计算）

本文获彭建文老师授权刊登，原文刊载于此，请勿任意转载！

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着作：《思维的良率》、《PJ法高效工作者的问题分析与决策》

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