文/菲大的人资私房话

 

最近新冠肺炎（武汉肺炎）疫情严峻，一波未平，一波又起，对大多数企业产生不同程度的影响，而且无法预料何时会终止，即便疫情结束了，公司运作还需要一段时间才能复原。从2月份开始，很多公司都进行了相应的防疫措施，但这句话，活生生地考验着公司高层和管理部门，因为每日一变的疫情和政府规定，让刚讨论好的应变措施又要再变了！

不可抗力的突发因素

17年前的SARS疫情影响跟这次相比，真是小巫见大巫，当年在企业里的防疫应变措施，也相对容易多了。很多公司都有一个，我也曾负责写过公司的紧急应变计划，当时也是千辛万苦找到某家大公司的应变计划，文章一大抄，稍做修改就交差。简单来说，这个紧急应变计划的目的是：当一些突发的不可抗力因素发生时，要採取哪些具体措施，来确保公司运作的正常。因此会把可能发生的不可抗力因素都写进去，例如地震、颱风、火灾、水灾、停电、罢工等，然而这些不可抗力的因素，都是能预想到或经历过的状况，一些从未发生过的事件，自然就不会出现在紧急应变计划里了。

 

举个例子，1999年的千禧年危机，当时说的是：电脑的内建日期会因为跨到2000年1月1日0分0秒时而大乱，理论上这是1000年才会发生一次，电脑发明才几十年，没有人碰过这个问题。当时公司还紧急制定应变计划，如何以人工作业方式来确保各部门作业，还要先把电脑里的资料做好备份，我们只知道资讯部门关起门忙翻天了，最后所幸没有看到或听说有哪个企业因此发生电脑灾情。到底有没有千禧年危机？会不会发生？现在回想起来，对我们这些资讯外行人而言，有点像彗星撞地球的感觉呢！

 

实务上，企业的紧急应变计划是一份平常躺在档案柜的SOP文件，一旦有突发状况发生时，可以立刻迅速地按照SOP採取相应的应变措施，才不至于手忙脚乱、不知所措。如有从未发生的突发状况，再拿出来增修即可，经历过SARS或千禧年危机的公司，或许会在紧急应变计划增加相关应变措施。如果公司已有前人留下来的紧急应变计划，是管理部门的大幸，如果还没有，就要考虑要不要为公司撰写第一版的紧急应变计划了！千头万绪，第一版的紧急应变计划该如何撰写呢？

要能让人信任和安心

放眼世界各国政府的防疫因应措施，台湾政府每天发布疫情说明和相应措施，整体而言，防疫成效比其他国家更好；其中有个成功关键：政府讯息的即时和公开透明，获得了大多数人民的！也因为有了，让大家觉得，进而愿意配合政府的措施。

 

企业的紧急应变计划也一样，最重要的是！让哪些人信任和安心？这些人在意的有哪些？具体的应变措施能否让这些人信任和安心？

一、股东和老闆：

他们在意的是公司运作要能正常、确保营收和员工能正常工作。因此，应变措施的规划有3个重点：如何减少损失、恢复前如何运作、如何在最快时间内恢复正常运作。这常常牵涉到流程改变和跨部、跨区甚至跨国协调等作业面。

二、员工：

员工在意的是职场环境的安全、是否影响假勤和薪资收入。当突发状况发生时，进行哪些具体的补强补救措施，既能让员工安心工作，也能让员工有所依循来配合。再者，公开透明的即时讯息是很重要的，随着事件处理的变化，管理部门必须将最新状况即时告知员工。如果情况严重，必要时要把员工家属也纳入沟通的对象，让员工家属也信任安心。

三、客户与供应商：

客户在意的是他的订单会不会受影响，供应商则在意他的供货和应收帐款是否如常；相关部门必须做好即时的沟通，主动告知相关的因应措施，展现公司的诚意和应变能力。

四、政府单位：

某些突发事件需要与政府相关单位进行沟通、回报或请求协助，有的公司甚至要应付新闻媒体的对外公关工作，这涉及到如何取得事件资讯的正确性和即时性。

科技工具运用的前提

不同时期都有不同的科技工具，可以运用在应变措施上，因此必须与时俱进，思考如何充分运用当时的科技工具。举例来说，SARS期间，耳温枪是最新的量体温工具，但因塑胶套需要经常擦拭消毒更换，因此才出现了额温枪、红外线测量等新工具。

 

最近最夯的话题是远距工作、分组分时工作的规划，这若在SARS期间是很难做到的事，但现在每个员工都有自己的电脑、网路发达，甚至云端技术也很普遍，在家工作变得是件很容易的事了。但每家公司的营运模式不同，并非每家公司都适合这种应变模式，建议应具备以下2个前提，才能真正的顺利进行远距工作、在家上班：

 

一、公司已有足够使用的资讯工具与设备，切勿临时添购一些价格昂贵、实用性不大的资讯工具。

 

二、老闆、主管和员工之间，必须有充分信任的默契，否则远距工作反而会引起一些管理争议。

 

撰写一套适合自己公司的紧急应变计划，确实是一项大工程，会涉及到公司内部及外部的许多单位和作业，而每一家公司的运作模式不同，如果只是参考複製别人的紧急应变计划，恐有诸多疏漏或不足之处，即使有一套紧急应变计划，也还是可能有其他料想之外的状况发生，这就必须依靠管理部门的临机应变能力了。不论突发状况如何演变，只要秉持着原则所做出的应变措施，应该也是正确的决定！（我想你还喜欢：企业防疫措施苦无对策？6建议帮你超前部署）

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作者介绍

 

人称菲大，菲利普（宋克家），一个有跨领域背景以及跨国人资管理经验的HR，现为上承人资管理顾问有限公司总经理（资深顾问）以及FemasHR锋形云端人资系统的特约顾问。

 

致力于分享二十年来的人力资源管理实务经验，不钻研上网找就有的劳动法令条文，不谈书本上複杂的管理理论，就谈实务案例，希望能给从事人资管理相关工作的朋友伙伴们一些实务执行上的参考。

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