第一次联繫合作方的方式不外乎有两种，一是信件，二是电话。除了留意礼貌说、、、以外，首次沟通还有许多值得留意之处，以下针对个别沟通方式需要注意的细节分享，也聊聊无论是用什么工具沟通都适用的法则。

(一)信件沟通

信件标题千万不要模糊不清，尽力陈述你的信件主要目的，例如：可以换成，直接表明诉求。

 

内容可以用 5W1H 思考你的信件，如果你是初次去信，在首段表明你是来自哪间公司、哪个部门的人，你从什么地方得到他的联络资讯。再来是，这次找他的主要目的是什么、为什么想找他、希望达到什么成效，属于用结论破题的方式快速让对方理解信件来由。

 

接下来的段落可说明简易执行方式与流程来辅助的表达。若是第一次去信，还不确定是否要合作，建议保留属于商业机密的地方。主要标示合作的时间流、需要对方做的事、以及你们公司会提供的资源与预算等。而这些繁琐的项目记得善用条列式、bullet point 等工具帮助阅读清晰，同样层级的项目只能用同样的符号，信件内符号尽量不要超过两种。

 

最后收尾一定要再次强调你希望这封信件产生的，例如：希望能在 10/31 前收到您的回覆。

(二)电话沟通

打电话想必是许多职场新鲜人的恶梦，第一次拿起电话的紧张至今难忘。如果你真的很紧张，无论如何用微笑的方式讲话，态度就会和蔼起来。

 

拿起电话时，若对方的环境吵杂，可先请问考虑对方现在的状态，若对方拒绝，再问若对方允诺，可继续往下发展说明你的单位名称、来由、想要对方给予的回覆等。

 

通常讲电话时我们都会非常害怕空气突然安静，电话的那头迟疑了或是沈默不语，调整一下呼吸，慢而有条理的把话说清楚，意识到你在说的每句话，不用像机关枪一样一口气吐出来、急着把话说完却说不清楚。若是对方没有回覆，可能是他不知道现在是他可以说话的时间、你已经陈述完毕，可以善意提醒

 

你也可以成为电话里好的聆听者，电话不比面议，对方不知道你的表情，只能从你的声音确认你在听，所以适时给予、、等回应，会让对方更安心。

 

再者，电话结束前，你可以总结一次刚刚你们讨论的结果，尽量用条列的方式陈述：若对方应许，你也说明电话完毕会去信纪录结果，让彼此一起同步。电话后的信件非常重要，职场上绝对不要一厢情愿地诚信，用信件记录下来所有结论，是保障你们双方，也可以同时寄副本给长官，让整个状况不是只有在你私人这里处理，也会让他人对你的做事能力更放心。

最后我们来谈谈无论是何种沟通方式你都该留意的地方。

 

1.平衡关係：保持礼仪，尽量常说与，但是说与都要三思而后行。你与合作方想保持什么样的关係？多说抱歉容易让你在合作中位于劣势，一句话可以换成听请来更悦耳，当然也不是死不认错，观看事项程度，调整心态，可以说谢谢的事，不要说对不起。

 

2.多用我们：避免使用这样以自我为中心、听起来有点狂妄的起手式。可以多用我们让对方感觉你的思考有照顾到他。

 

3.记住头衔与名字：职场上你的合作伙伴名字与头衔，就像是一个企业的品牌名称，去信与去电前熟记对方的名字与职称，也一定要留意信件内是否将他人的名字打对。

 

4.倾听法则：无论是何种沟通方式，除了完整表述你的想法，倾听对方的想法也是很重要的。电话务必留给对方发言时间，就算只是你要确认事项，最后也可以问一声：信件若是对方有表达意见，也在回信时说明：。

 

5.理直气合：如果你们的沟通需要谈判、斡旋、妥协，挺直腰桿说出你的需求、避免得理不饶人，充分说明道理，但勿指教，气和是和颜悦色的表明你的想法与需求，也聆听对方建议。（我想你还喜欢：面试必胜攻略大公开！结束前追问这6问题让你秒拿offer）

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