信件老是被主管修改？邀请常常被拒绝？同事老是误会你提出的需求？职场上，信件可以说是最重要的沟通语言，与外部合作、内部沟通使用信件的频率都可能比实际谈话还要更频繁。在职场上信件的功用，除了融洽沟通，还有实际的纪录交换条件、彼此的认知与需求，以下几个无论是职场新鲜人或是职场老屁股都用得到的回信术，让你的职场江湖更上一层楼。

善用理论

金字塔原理( Pyramid Principle) 是写作技巧中非常重要的一套理论，出自曾任职于麦肯锡顾问公司的芭芭拉．明托(Barbara Minto ) 。这个原理除了适用于思考问题、论文写作、逻辑推演，也常被使用于正式的文章书写与信件书写。

金字塔原理最重要的思维是收敛能力，如何将不同元素的散乱资讯整理成一组组可被读懂的文字？首先，无论你的资讯有多大量，记得，第一个段落永远是说明信件最主要的资讯与目的。

我们称之为。第二层观点，务必要和第一层观点有关，为结论发展出来的细节。所有下层的关係，都要呼应与相关事务。

在金字塔原理中，由上而下推演，有横向关係与纵向关係两大点。

横向关係为通过演绎性思想或者归纳性思想来铺设关键论点；纵向关係为通过疑问式、回答的方式来让阅读者跟进你的思路。纵向关係为我们所说的，必须让上下连动与相关。横向关係则是包覆在纵向关係里的论点，就像把同样的品种归类在同个篮子里。

清晰精炼比文笔优美更重要

 

信件最重要的是而非文笔。许多人喜爱在信件开头与结尾都加强问候与祝福对方，事实上，一点点嘘寒问暖会让人感到安心，但若是超过五句，太着墨于形容词、情绪性的描述，也可能会让人怀疑你的专业。

许多刚步入社会的新鲜人喜欢用 emoji 或是符号增加亲和力，也会让人一眼看穿你的沟通能力。职场上更讲求有效率、切中事实、帮彼此省时省力的信件沟通。

要增加信件的易读性，可延伸金字塔原理，在层级下方的多种文字资讯加上列点。比如：我们在此层级要沟通三种提案的方向，以为目的举例三种给对方参考的可能，归列方式如下：

A 案：社群降价促销

○ 预算分析：

○ 执行流程：

○ 合作对象：

B 案：内容网站异业结盟

○ 预算分析：

○ 执行流程：

○ 合作对象：

C 案：KOL、网红内容影片

○ 预算分析：

○ 执行流程：

○ 合作对象：

可以发现，以上举例第一个层级为同属性，第二个层级为同样的列点方式，如此就轻鬆整理複杂庞大的提案内容。

快速提升回信技能

（一）一个信件不要用超过两个颜色，特别画上颜色的段落因表达同要目的，比如：强调重点、规範责任範围⋯⋯等。

 

（二）信件标题命名方式，要以的重点式整理，让客户或主管都不错过你的重要讯息。

 

（ 三）使用副本（CC）和密件副本（BCC）应告知对方，信件内副本相关同事与主管是很经常的事，但建议在副本寄出同时，也告知对方等提示以示尊重，若是广发媒体的信件，更要注意使用密件副本，不暴露他人隐私。

回信的沟通与逻辑，往往让人一眼看懂你的做事能力，你的信件就像你的第二个分身。掌握金字塔原理与回信细节，写出专业又得体、结构清晰的一封信，成为一个让人想跟你一起工作的合作伙伴！

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